Come sollecitare un pagamento senza rovinare il rapporto con il cliente

La fattura è scaduta da dieci giorni e il cliente non si fa sentire. Scrivergli ti mette a disagio: è un buon cliente, non vuoi sembrare insistente. Eppure quasi sempre il ritardo non è cattiva volontà, ma una fattura finita sotto le altre. Un sollecito fatto bene ti fa pagare e ti fa anche rispettare.

In breve

• Il ritardo quasi sempre è una dimenticanza: il primo messaggio deve essere cortese e facile da pagare.
• Una sequenza fissa (prima, alla scadenza, 7 giorni dopo, 30 giorni dopo) funziona meglio dei solleciti «quando ci pensi».
• Interessi di mora al 5% sì, spese di sollecito solo se le hai concordate prima.
• Il trucco più efficace: in ogni messaggio un link per pagare subito, con TWINT o carta.

Promemoria, sollecito, diffida: la differenza

Il promemoria arriva prima o il giorno della scadenza. Tono neutro, nessuna conseguenza: «ti ricordo che venerdì scade la fattura».

Il sollecito arriva dopo la scadenza. Più diretto ma ancora cortese: la fattura non risulta pagata e chiedi di saldarla entro una data precisa.

La diffida è l'ultimo avviso scritto prima di passare all'esecuzione. Indica l'importo totale, un termine preciso e cosa succede se il termine passa. Meglio per raccomandata.

In Svizzera nessuna legge obbliga a mandare solleciti prima di avviare un'esecuzione. Ma una sequenza ordinata conserva il rapporto e ti lascia un dossier in ordine, se un giorno servisse.

La sequenza che funziona

Non serve sempre arrivare fino in fondo. Con i clienti abituali bastano quasi sempre il promemoria e il primo sollecito.

Cosa scrivere: tre testi pronti

Promemoria (e-mail, 5 giorni prima): «Ciao Laura, ti ricordo che venerdì 15 scade la fattura n. 2026-118 di CHF 640.- per la revisione dell'impianto. Puoi pagarla in un clic da qui: [link]. Grazie e buona settimana!»

Primo sollecito (WhatsApp, 7 giorni dopo): «Buongiorno signor Bernasconi, non ci risulta ancora il pagamento della fattura n. 2026-118 di CHF 640.-, scaduta il 15. Forse è sfuggita: la trova qui, si paga con TWINT o carta in pochi secondi [link]. Se l'ha già pagata, consideri nullo questo messaggio.»

Secondo sollecito (e-mail, 21 giorni dopo): «Gentile signor Bernasconi, la fattura n. 2026-118 di CHF 640.- risulta ancora aperta nonostante il nostro messaggio del 22. Le chiediamo di saldarla entro il 10 dicembre. Dopo questa data ci riserviamo di addebitare gli interessi di mora previsti dalla legge.»

Se non vuoi scriverli da zero, il nostro strumento gratuito Messaggi di sollecito ti prepara il testo per e-mail o WhatsApp: scegli il tono, il metodo di pagamento e se aggiungere le spese.

Cosa dice la legge svizzera

Quando il cliente è in mora

Se nel contratto avete fissato una data di pagamento precisa, il cliente è in mora dal giorno dopo. Se invece la data non è stata concordata, la mora scatta con il sollecito: per questo conviene mandarlo per iscritto (articolo 102 del Codice delle obbligazioni).

Interessi di mora

Da quando il cliente è in mora puoi chiedere un interesse del 5% all'anno, salvo un tasso diverso nel contratto (articolo 104 CO). Su CHF 640.- in ritardo di 30 giorni sono pochi franchi: servono più come segnale che come incasso. Il conto preciso lo fai con il calcolatore degli interessi di mora.

Spese di sollecito

Non sono dovute per legge. Puoi addebitarle solo se le hai previste prima, nel contratto o nelle condizioni generali, con un importo ragionevole. Aggiungerle «a sorpresa» nel sollecito porta solo a contestazioni.

L'esecuzione

Se nemmeno la diffida funziona, puoi presentare una domanda di esecuzione all'ufficio di esecuzione del luogo del debitore. Conserva tutto: contratto o conferma d'ordine, fattura, solleciti con la data di invio.

Automatizzare senza perdere il tono

Con le fatture digitali di 1pay.ch il cliente riceve un'e-mail con il pulsante per pagare online e il PDF con la QR-fattura per l'e-banking. Nelle notifiche delle fatture imposti promemoria e solleciti automatici e scegli chi riceve una copia. Nell'elenco vedi lo stato e la scadenza di ogni fattura: i solleciti partono solo verso chi non ha pagato.

Per un lavoro senza fattura formale basta un link di pagamento: lo crei in un minuto, con l'importo e la descrizione, e lo mandi per e-mail, WhatsApp o SMS.

Come prevenire i ritardi

• Condizioni chiare fin dall'inizio: termine di pagamento, eventuali spese di sollecito, interessi.
• Acconto per i lavori lunghi: il 30% all'ordine con un link di pagamento, il saldo alla consegna.
• Fattura il giorno stesso: una fattura mandata due settimane dopo il lavoro viene pagata due settimane dopo.
• Metodi comodi: TWINT e carta accanto alla QR-fattura. Più è facile pagare, meno solleciti scrivi.

Domande frequenti

Posso mandare un sollecito via WhatsApp o SMS?

Sì, per i primi passi va benissimo, soprattutto con i clienti privati. Per la diffida usa la raccomandata: ti serve la prova dell'invio.

Quanto posso chiedere di spese di sollecito?

Solo quanto hai concordato prima con il cliente. Se le condizioni non dicono nulla, non puoi aggiungerle.

Dopo quanti giorni posso avviare l'esecuzione?

La legge non fissa un numero di giorni: puoi farlo quando il credito è scaduto. Nella pratica si aspetta la fine della sequenza di solleciti, di solito 30-45 giorni.

Guida gratuita

Il kit anti-sollecito

Condizioni, messaggi e strumenti per farti pagare subito, senza rincorrere nessuno e senza perdere il tono giusto.

Scarica la guida gratuita

Fonti

Codice delle obbligazioni, articoli 102-104, Baloise, modello di sollecito di pagamento. Questo articolo non sostituisce una consulenza legale.